تسبب انتشار فيروس كورونا المميت فى توقف العديد من الفعاليات الواقعية فى مختلف دول العالم حيث تم تأجيل بعضها وإلغاء البعض الأخر بسبب تطبيق اجراءات التباعد الاجتماعى .
وبعد استيعاب الصدمة الأولى للفيروس الذى قتل الملايين حول العالم ، لجأ الكثيرون إلى العالم الافتراضى لإقامة الفاعلية للحفاظ على استمرار العمل من ناحية والحد من إنتشار الفيروس من ناحية أخرى.
وكانت تطبيقات مثل ” زووم” وغيرها من التطبيقات الالكترونية المتخصصة سبباً فى ظهور ملايين الفاعليات الافتراضية المتنوعة حول العالم خلال الشهور الماضية .
ويمكن أن تتكون الفعاليات الإفتراضية من جلسات جانبية أو مؤتمرات بإستخدام خاصية الفيديو.
وفى هذا التقرير نقدم لك فى 7 خطوات اساسية كيفية إقامة فعالية افتراضية ناجحة فى عصر كورونا وفقا لرؤية وكالة W7Worldwide المتخصصة فى مجال الإستشارات التسويقية والإعلامية بالمملكة العربية السعودية.
الخطوة الأولى : التخطيط للفعالية والأجندة
تأكد دائماً من منح نفسك وقتاً كافياً للتخطيط للفعالية فإقامتها لن يستغرق وقتاً طويلاً وإنما الأهم هو تنظيمها الذى يستهلك الجهد الكبير ، كما عليك أن تتأكد أن تنشئ سرد مع محتواك وأن تفهم الغرض منه .
فمجرد تحديد أهدافك الرئيسية وامتلاك مخطط عام لمحتواك يمكنك البدء فى تنظيم فعاليتك على الفور.
عند إنشاء جدول الفعاليات قم بتضمين فواصل إضافية فى برنامجك أو قسم الجلسات إلى أجزاء أصغر لمراعاة احتياجات جمهورك .
وعليك أن تدعم برنامجك بمجموعة متنوعة من المحتوى للحفاظ على تفاعل جمهورك .
وفكر فى التفاعل فى المستهدفين منهم بما فى ذلك وسائل الإعلام.
ويجب أن تقود أهدافك إلى القرارات المتعلقة بالتسويق والميزانية والمحتوى والتسليم والتكنولوجيا والعلاقات الإعلامية.
الخطوة الثانية : المنصة الرقمية
سواء كانت فعالية لمرة واحدة أو عدة أيام فإن القرار الأكثر أهمية الذى يمكنك اتخاذه هو اختيار النظام الأساسى الذى تستخدمه لإقامة الفاعلية.
منصات الفعاليات الافتراضية تتضمن مميزات متقدمة تتيح جعل مجموعتك متعددة الأوجه وفعالة.
لذلك أنت بحاجة إلى التكنولوجيا للمجموعات الصغيرة والجلسات المنفصلة والشبكات التى تشبه إلى حد ما المؤتمرات
الشخصية ويشمل ذلك :
-ردهات افتراضية
-قاعات عارضين
-مساحات اجتماعات.
الخطوة الثالثة : العلامة التجارية للفاعلية
العلامة التجارية لفعاليتك التى تُقام عبر الإنترنت تُصبح أكثر من أى وقت مضى ،حيث تعزز الفعالية الافتراضية من فرص ترويج العلامات التجارية.
كما تمنحك فرص مثالية لتفوق العلامة ، والتعرف عليها وزيادة ولاء العملاء لها
الخطوة الرابعة : مشاركة المحتوى
لا تنتظر حدوث فعاليتك لتبادل المعلومات القيمة ، انشر محتوى مقنعاً من خلال مدونات الضيوف ومقاطع الفيديو للمتحدثين ومنشورات الوسائط الإجتماعية لمنح جمهورك فكرة عما سيحدث فى المؤتمر.
للحفاظ على تفاعل الحضور يجب أن يكون المحتوى المعروض من الدرجة الأولى من خلال تقديم العروض التقديمية والرسومات ومقاطع الفيديو التى تضمن تفاعل الجماهير طوال الفعالية الافتراضية ، وتشجيع الحضور على طرح الأسئلة ومقابلة بعضهم البعض افتراضياً وعقد اجتماعات ثنائية.
الخطوة الخامسة : الرعاة والشركاء
الرعاة هم العمود الفقرى للفاعلية ، وينطبق ذلك على الفعاليات الافتراضية التى يجب أن توفر الفرص للجهات الراعية لتشجعهم على المشاركة من خلال الجلسات الدعائية وفواصل الشبكات واستطلاعات الرأى والاستفتاءات .
الخطوة السادسة : العلاقات الإعلامية
تعد الفعاليات فرصة رئيسية للتواصل مع الصحفيين حيث تلعب دوراً حاسماً فى تمكينك من بناء علاقات إعلامية وتوفير تغطية إيجابية .
وتحتاج فى الوضع الحالى إلى الابتعاد عن الأسلوب التقليدى المتمثل فى إعداد المقابلات وجهاً لوجه للمتحدثين الرئيسين .
قم بإعداد غرفة إعلامية افتراضية مؤهلة على منصتك حيث يمكنك جدولة مقابلات فردية مع المتحدثين الرئيسين والرد فى الوقت الفعلى على جميع الاستفسارات الإعلامية.
الخطوة السابعة : مرحلة ما بعد الفعالية
قم دائماً بتوفير الوصول إلى المعلومات الكافية عن فعاليتك واربط المستندات بمؤتمرك مع ملخص المناقشة وبعض النقاط البارزة القابلة للإقتباس لمزيد من شرح المعلومات واستخدام المواد المقدمة للرجوع إليها فى المستقبل سيؤدى ذلك إلى تسهيل مشاركة محتواك.
عندما يتعلق الأمر بقياس نجاح فعاليتك ، فإن منصات الفعاليات الافتراضية التى تستخدمها للترويج والاستضافة والمشاركة أثناء الفعالية عبر الإنترنت قادرة على تزويدك بأرقام قيمة من خلال تحليل البيانات .
بما فى ذلك التسجيل وحضور الندوة عبر الإنترنت وتنزيلات التطبيقات ونتائج الاستطلاعات والاستفتاءات والتعليقات والأسئلة لفهم كيفية تفاعل جمهورك لذا تأكد من تقديم قيمة للجهات الراعية عبر قياس تفاعل الجماهير معهم والنقر على الرسائل الدعائية وتنزيلات المحتوى المدعوم للحصول على صورة كاملة.
المصدر : مجلة فى الإيفنتو
